से,
____________ (पदनाम),
____________ (कंपनी का नाम),
____________ (पता),
दिनांक: __/__/____ (तारीख)
सेवा में,
____________ (रिसीवर का नाम),
____________ (रिसीवर का पता),
____________ (रिसीवर का विवरण),
प्रिय _________, (नाम)
___________ (कंपनी का नाम) की ओर से, मैं यह पत्र हमारी _________ टीम को __/__/________(दिनांक) को प्राप्त शिकायत के संदर्भ में लिख रहा हूँ। असुविधा के लिए मुझे हृदय से खेद है और इसके लिए क्षमाप्रार्थी हूँ।
मैं आपके ध्यान में लाना चाहता हूं कि _______ (कारण का उल्लेख करें – स्टाफ की कमी/तकनीकी समस्या/अन्य) के कारण आपको असुविधा का सामना करना पड़ा। हम इस विफलता का मूल कारण विश्लेषण करेंगे और वापस लौटेंगे।
कृपया, हमारी माफी स्वीकार करें और मैं आपसे वादा करता हूं कि भविष्य में ऐसा फिर कभी नहीं होगा।
आपके धैर्य और समझदारी के लिए आपका शुक्रिया। यदि आप आगे चर्चा करना चाहते हैं, तो आप _________ (संपर्क विवरण) पर हमसे संपर्क कर सकते हैं।
सादर,
_____________ (नाम),
_____________ (पदनाम)
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